Konzentriert und effizient arbeiten:
11 Tipps für selbstständige Mamas

Hey, starke Mama!

Gerade in der aktuellen Pandemie fehlt dir als selbstständige Mama vermutlich die Zeit. Zeit, die du normalerweise zum arbeiten nutzen würdest. Meine tägliche Arbeitszeit ist von ca. 5 Stunden täglich auf ca. 2 Stunden geschrumpft. Wie ist das bei dir? Umso wichtiger ist es, dass du die wenige Zeit die du hast, so sinnvoll wie möglich nutzt. Voraussetzung dafür ist, dass du es schaffst wirklich konzentriert zu arbeiten.

Ich weiß, dass das für einige Mamas gerade klingen muss wie der blanke Hohn. Darum möchte ich meine Erfahrungen und Erkenntnisse in Bezug auf konzentriertes und effektives Arbeiten mit dir und euch allen teilen.

Schalt es aus!

Aus meiner Sicht sind undefinierbare oder laute Geräusche das, was mich persönlich am häufigsten aus dem Konzept bringt. Ich bin also tief konzentriert über meiner Arbeit… Schreibe vielleicht sogar einen Blogbeitrag … DING-DONG! Die Türklingel. Was passiert? Genau, ich werde mitten im Schreiben unterbrochen und hinterher weiß ich einfach nicht mehr, WAS ich da schreiben wollte. Und weil es mir partout nicht mehr einfallen will, muss ich einen völlig anderen Satz schreiben. Und wenn es noch schlimmer kommt, verliere ich sogar den roten Faden und / oder die Tonalität. Hmpf!!

Genau deshalb: Ausschalten kannst du vor allem den Vibrationsalarm und die Klingeltöne an deinem Smartphone. Solltest du ein Festnetz-Telefon besitzen, dann macht es Sinn auch hier das Klingeln auf lautlos umzustellen. Und auch die Türklingel…. wenn möglich auf lautlos stellen. Tu alles dafür, dass dich niemand stört!

Ungewollte Geräusche ausblenden

Manchmal ist es einfach laut. Und das ist überhaupt nicht deine Schuld. Vielleicht hast du einfach laute Nachbarn oder deine Kinder sind für den Unterricht im selben Raum mit dir. Wie zum Henker soll man das “ausschalten”!?

Gar nicht. 😉 Ich habe für solche Fälle immer Ohropax aus Wachs in der Nähe. Korrekt eingesetzt hörst du mit ihnen fast nichts mehr. Eine weitere Möglichkeit zur Geräuschminderung sind Noise-Cancelling Kopfhörer. Der Effekt ist fast identisch zu Ohropax. Nur, dass du es AUF dein Ohr statt IN dein Ohr setzt.

Möchtest du dich noch besser konzentrieren, kann ich dir Binaural Beats zur besseren Konzentration empfehlen. Achte hier aber darauf, dass du diese Musik richtig verwendest. Denn richtig verwendet, muss sie so leise sein, dass du sie fast gar nicht mehr hören kannst. Dann ist sie genau richtig. 🙂

Frische Luft und Bewegung

Ja, ich weiß. 😉 Du willst das jetzt nicht lesen. 🙂 Ich bin abends meistens sehr müde. Wie wir alle, wenn wir uns den ganzen Tag um alles mögliche gekümmert haben. Nun soll man da auch noch konzentriert arbeiten – trotz Müdigkeit.

Ich für meinen Teil mache einen kurzen, knackigen Spaziergang bevor ich mich zur Arbeit hinsetze. Ich spaziere meistens 10-20 Minuten flott in Richtung Bach und wieder zurück. Das verbessert die Müdigkeit und auch die grundsätzliche Konzentration immens. Ich persönlich schaffe es damit fast immer, die vollen 2 Stunden konzentriert zu bleiben und abzuliefern. 😉

Das frische Luft und Bewegung die Konzentration fördern und Müdigkeit vertreiben ist übrigens kein großes Geheimnis. Es gibt Studien, in denen das sogar nachgewiesen wurde.

Leerer und aufgeräumter Schreibtisch

Ich habe bisher immer die Erfahrung gemacht, dass ein zu voller und zugemüllter Schreibtisch an meiner Konzentration nagt. Allgemein sollte deine Umgebung bestenfalls hell, freundlich und einladend sein. Ist das im Moment nicht so, dann überlege dir was genau du dafür tun kannst um das zu erreichen.

Zurück zum Schreibtisch: Es ist tatsächlich ganz einfach. Nimm alles, was du nicht regelmäßig benutzt vom Schreibtisch herunter. Stifte, Kleber, Tesafilm oder Korrekturstifte sollten in eine Schublade verstaut werden. Wenn das nicht geht besorge dir für solche Dinge eine Box. Für meinen Posteingang und Postausgang habe ich ein altes, selbst gebautes Utensilo aus Holz benutzt. Dieses habe ich an mein Schränkchen geschraubt, das hinter mir steht. So kann ich alles leicht einsortieren und heraussortieren ohne es ständig sehen zu müssen. Und ich habe meine A4-Spann-Ordner für Buchhaltung, Rechnungen und Co. fest dort einsortiert. So habe ich das alles schnell griffbereit.

Auf deinem Schreibtisch sollte Dekoration keinen Platz haben. Nutze nur Stifte, die auch schreiben. Alles andere entsorgst du bitte im Müll. Auch bergweise Notiz-Zettel und Bücher haben auf deinem Schreibtisch nichts zu suchen. Überlege dir einmal, wie du sie so positionierst, dass du sie greifbar hast und nicht ständig sehen musst. 😉

Auch Bastelkram für die Kids hat so absolut gar nichts auf deinem Schreibtisch zu suchen! Ja, auch DEN Fehler habe ich begangen. Lenkt fürchterlich ab, glaub mir. Weg mit den Stickern, Glitzerpapieren, bunten Washi-Tapes. All das zieht dir Aufmerksamkeit ab und sorgt dafür, dass deine Konzentration leidet. Ich habe übrigens eine große Kiste mit Rollen unter meinem Schreibtisch stehen. Diese ist ausschließlich für Bastelkram reserviert. Oben auf diese Kiste lege / stelle ich meistens Bücher und Anleitungen, die ich direkt im Zugriff haben sollte. Diese sind natürlich thematisch in Heftordner einsortiert, damit ich sie schneller und leichter finden kann.

Entferne auch Dokumenten-Stapel. Ich bin leider genau so eine. Ich liebe Dokumenten-Stapel obwohl sie mich gleichzeitig tierisch nerven.

Warum stapeln sich Dokumente so schnell auf deinem Schreibtisch? Ich kann hier nur von mir sprechen. Sie stapeln sich, weil sie keinen eindeutigen Platz zugewiesen bekommen haben. Theoretisch gehören all diese Sachen in mein Ordner-Regal. Dieses ist leider völlig überfüllt… Weil ich es nie ausmiste und nie, nie, nie alte Dokumente wegwerfe. Das ist ziemlich bescheuert, denn Privatrechnungen von vor 10 Jahren braucht kein Mensch mehr. You know? Die sind einfach längst erledigt. Und genau DARUM solltest du dir einmal die Arbeit machen und deinen alten Kram wegwerfen. Damit die aktuellen Dinge wieder Platz finden.

Klicke hier für einen guten Beitrag den ich zum aufbewahren von Dokumenten gefunden habe. Steuerliche Unterlagen, gerade wenn sie mit deinem Business zu tun haben und relevant für das Finanzamt sein könnten, solltest du 10 Jahre aufbewahren. Ebenso von dir erstellte Rechnungen. Diese Dinge kannst du aber auch digital archivieren.

Effektives arbeiten in Social Media

DAS ist wohl der Punkt, an dem ein großer Teil der Selbstständigen insgesamt scheitert. Wie soll man da bitteschön konzentriert bleiben, wenn ständig irgendwas in der Timeline rumflimmert!? Und dann ist es auch noch interessant oder super bunt und anziehend!?

Eben. Das geht nicht. Siehst du da etwas, dass dich interessiert, steigst du automatisch ein. Deshalb solltest du dafür sorgen, dass deine Timeline zumindest bei Facebook leer ist. Für Chrome und auch für Firefox gibt es kostenlose “Timeline Eraser” als Erweiterung. Diese Timeline Eraser sorgen dafür, dass du keine Beiträge mehr in deiner Timeline angezeigt bekommst. Wenn du also eine weiße Timeline hast, kannst du auch nicht wegdriften.

Ich persönlich bin auch so weit gegangen, dass ich die Apps von Instagram und Facebook deinstalliert habe. Ebenso den Facebook-Messenger. Die ständige “Bereitschaft” ist gerade jetzt in der Pandemie eine Belastung. Denn eigentlich möchte ich als Mama ja mein Kind betreuen und eben nicht jeden Menschen, der gerade ‘kurz mal’ eine Frage hat.

Die wichtigsten Seiten solltest du dir in die Lesezeichenleiste abspeichern um nicht ständig suchen zu müssen. Oder um 5 Klicks machen zu müssen statt einen. Ich persönlich habe folgende Seiten in meiner Lesezeichenleiste abgespeichert:

  • Facebook Seite Starke Mamas
  • Business Suite
  • Werbeanzeigen Manager
  • Facebook-Gruppe Starke Mamas
  • Facebook-Gruppe Baby und Kindersachen Oberfranken
  • eMail-Account der Webseite
  • Admin-Bereich Webseite
  • Eggtimer – um die Zeit messen zu können

Du kannst das natürlich selbst entscheiden, welche Seiten du in deine Lesezeichenleiste aufnimmst. Die Kernfragen lauten also: Welche Seiten brauchst du häufig? Welche Seiten benötigst du für deine tägliche Arbeit?

Nutze Vorlagen

Um nicht immer alles neu erstellen zu müssen, überlege dir einmal welche Tätigkeit besonders viel Raum in deinem Arbeitsalltag einnimmt. Die Gestaltung von Grafiken und Bildern für Social Media? Vielleicht schreibst du besonders viele eMail-Antworten auf Anfragen, die du erhältst?

Was auch immer es ist: Erstelle dir selbst Vorlagen dafür und benutze diese konsequent. 5 Vorlagen für Facebook-Posts, 5 Vorlagen für Insta, 5 Vorlagen für Pinterest, weitere Bilder für deinen Blogbeitrag, eine Vorlage für Google My Business oder einen anderen Kanal. Schreibe eine Antwort-eMail vor, die du für Anfragen nutzen kannst und die alle Links zu eventuellen Materialien enthält. Erhältst du Anfragen für unterschiedliche Produkte / Dienstleistungen, dann schreibe für jede Dienstleistung und jedes Produkt eine eigene Vorlage.

Welche Tätigkeiten nehmen besonders viel Raum in meiner Arbeit ein?
Kann ich mir Vorlagen erstellen um diese arbeiten leichter zu machen?

Prüfe deine internen Prozesse

Mit Beginn der Pandemie stand ich (wie wir alle!) vor gewaltigen Aufgaben. Eine davon war die Prüfung meiner Prozesse. Welche Tätigkeit benötigt wie viel Zeit? Kann ich diese Zeit weiterhin aufbringen oder muss ich etwas verändern um Zeit einzusparen?

In meinem Fall änderte ich diese Dinge ab:

  • Marketing-Strategie: Ich überlegte und setzte die Segel völlig anders als zuvor. Konkret dachte ich darüber nach, was mich im Marketing wie viel Zeit kostet – denn die Ressource Zeit verknappte sich massiv. Mein Pferd setzte ich auf bezahlte Anzeigen in Gemeindeblättern und auf Facebook, Blogbeiträge (statt Facebook-Beiträge) im 14tägigen Rhythmus sowie Pressearbeit. Facebook-Beiträge erstelle ich aus meinem Blogbeitrag heraus und plane sie direkt in der Facebook Business Suite vor. Außerdem nutze ich die Möglichkeiten des Crosspostings zwischen Facebook und Instagram um weitere Zeit zu sparen. Und weißt du was? Ich habe gewonnen. 😉
  • Kontaktaufnahme: Zuvor war es möglich mich auf fast allen Kanälen zu erreichen. Denn ich wollte, dass es meine Interessentinnen und Interessenten so bequem wie möglich haben. Dies kann ich derzeit nicht mehr leisten. Es gibt jetzt nur noch ZWEI Kanäle auf denen ich erreichbar bin: eMail und Facebook-Messenger.
  • Online-Buchung einführen: Da wo es Sinn macht eine Online-Buchung einzuführen, solltest du das auch tun. Ich habe eine simple Online-Buchung über Calendly eingeführt für meine Standard-Fotoshootings, für Bewerbungsfotos und für Gutscheine. Auch darüber spare ich Zeit, denn die Vorbesprechung bei den Standard-Shootings ist direkt vor dem Shooting und nicht vorab am Telefon. Stelle innerhalb des Buchungsprozesses sicher, dass deine Kunden alle notwendigen Materialien zur Vorbereitung erhalten und beantworte häufig gestellte Fragen.
  • Content-Erstellung: Ich nutze seit der Pandemie aktiv Checklisten für meine Aufgaben. Gerade weil durch das veränderte Marketing auch meine Arbeitsabläufe anders sind als zuvor, sind diese Listen für mich sehr hilfreich. Zum einen verinnerliche ich damit meinen neuen Arbeitsablauf und zum anderen vergesse ich nichts. Das macht die Arbeit insgesamt effizienter. Ebenso nutze ich immer häufiger die Möglichkeit Beiträge zu planen. Auch 1 fester, wöchentlicher Beitrag steht bereits auf meinem Plan. Diesen lege ich 1x an und lasse ihn immer wieder automatisiert ausspielen.
  • Ähnliche Aufgaben zusammenlegen: Gerade bei der Content-Erstellung lege ich gleiche und ähnliche Aufgaben zusammen. Das bedeutet ich widme mich einen vollen Arbeits-Abend nur der Texterstellung für Blog und Social Media. Oder ich halte mir einen Vormittag am Wochenende frei um Fotomaterial zu erstellen. Davor habe ich natürlich einen Plan gemacht, damit ich weiß, welche Motive ich fotografieren möchte. Probiere es gerne einmal aus!

To-Do Liste und Prioritäten setzen

Zuerst der Verkauf, dann das Marketing. Das sind meine Prioritäten. Und eigentlich sind diese wie immer. Wann immer es einen Menschen gibt, der mich bucht und bezahlt, hat dieses Anliegen absolute Priorität. Es kann nicht sein, dass es wichtiger ist einen (unbezahlten) Blogbeitrag zu schreiben anstatt für einen Menschen zu arbeiten, der mich für meine Arbeit bezahlt.

Damit ist darüber hinaus nicht vergesse, was ich sonst noch so zu tun habe, nutze ich eine einfache To-Do-Liste. Nun gibt es 2 Möglichkeiten, wie ich meinen To-Do’s Prioritäten zuteilen kann.

Prioritäten werden immer eingeteilt in diese Kategorien: Wichtig und dringend, Unwichtig und dringend, Wichtig, Unwichtig.

Zuteilung 1: Für jede Kategorie lege ich eine Farbe fest und markiere mir jedes To-Do mit entsprechender Farbe auf meiner Liste.

Zuteilung 2: Ich teile ein Blatt A4 Papier in 4 Teile / Kategorien auf und ordne meine To-Do’s in die jeweilige Kategorie ein.

Mach es so, wie es für DICH passt. Ich notiere mir meistens To-Dos mit denen ich 2-4 Wochen arbeiten kann bis ich sie alle erledigt habe. Daher muss ich mich nicht besonders regelmäßig hinsetzen um mir alles neu zu erarbeiten. Was ich wann, wie und in welcher Reihenfolge zu erledigen habe ist mir völlig klar. Auch das spart mir Zeit. 😉

Organisiere dein Backoffice

Jupp, auch das… war einer meiner grössten Fehler die ich vor der Pandemie gemacht habe. Ich habe meinen Content leider nicht strukturiert abgelegt sondern völlig planlos und chaotisch. Dementsprechend habe ich immer und immer wieder gesucht.. und teilweise nie wieder gefunden.

Ich habe also die Ordnerstruktur die ich zur Ablage meiner Fotos nutze übertragen auf meinen Content. Das heißt ich organisiere meine Inhalte nun genau so wie meine Fotos. Es funktioniert wunderbar und ich bin selbst überrascht darüber, dass mir die Idee erst jetzt gekommen ist. Um genau zu sein finde ich es sogar ziemlich peinlich. :-/

Gleichzeitig habe ich alle wichtigen Inhalte auf Google Drive übertragen. Zum Beispiel Materialien für Kunden, damit ich immer den selben Link verwenden kann. Aber auch Blogbeiträge, Vorlagen für meine Social Media Beiträge und so weiter. Alles digitalisiert und sauber geordnet. 🙂

Auch das ist eine wahnsinnige Zeiterspranis. Ich suche nicht mehr, ich finde! 🙂

Denk an die 80/20 Regel

Ja, die 80/20 Regel ist elementar. Gerade wenn es um Zeit geht. Sie bedeutet, dass du mit 20% deiner Arbeit satte 80% Wirkung erzielst. Du kannst dir das grundlegend für dich selbst erarbeiten wenn du dir einmal folgende Fragen stellst:

  • Welche Aufgaben kosten mich wie viel Zeit?
  • Welches Resultat hast du mit welcher Aufgabe erzielt?
  • Was genau bringt die grössten und erfolgreichsten Resultate?
  • Und welche dieser riesigen Resultate benötigen am wenigsten Zeit?

Stelle dir diese Frage insbesondere dann, wenn es um dein Marketing geht. Wirf bitte nicht Spaghetti an die Wand sondern schau genau hin!

  • Bei welchen Marketingmaßnahmen erhalte ich die meisten Anfragen?
  • Wie viele Interessenten buchen nach ihrer Anfrage?
  • Wenn sie nicht buchen: Gibt es einen Grund und kannst du im Prozess etwas verbessern?
  • 80% Service, 20% Materialaufwand – gilt das auch für deine Angebote und Produkte?
  • Welche Maßnahmen bringen die größte Sichtbarkeit für mich?
  • Passt mein Branding oder kann ich es mit ein paar Stellschräubchen noch passender machen?
  • 80% Kundenaufträge, 20% Marketing – oder ist es bei dir genau anders herum? 80% Marketing und 20% Kundenaufträge? Egal wie das bei dir ist: Passe Service und Preise darauf an!
  • 80% Krisenkommunikatio und 20% andere Inhalte? Oder lieber anders herum? Wie aufwendig sind die Pandemie-Maßnahmen, die du leisten musst?

Zum Schluss “eat the frog”

Okay, die Methode ‘Eat the frog’ ist inzwischen sehr bekannt. Ich kann sie dir aber wärmstens empfehlen. Telefonate schiebe ich immer sehr gerne vor mir her, vor allem wenn es um Themen geht die ich nicht mag. Genau deswegen sind das immer meine ersten Taten des Tages. Unangenehme Telefonate führen, damit ich es direkt hinter mir habe.

Welche Aufgaben magst du so überhaupt nicht?

Überlege dir das und dann versuche diese Aufgaben am besten morgens nach dem Frühstück zu erledigen. Dann hast du es weg und musst es nicht abends tun. Da es bei mir ‘nur’ Telefonate sind, ist das kein großes Problem auch wenn mein Sohn daneben sitzt.

Wäre es jetzt aber “Schreiben”, dann wäre das eben am Abend meine erste Aufgabe. Hauptsache es ist das erste, was ich als erledigt ankreuzen kann.

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Viel Erfolg,

Fotografin Natalie Garbotz

Vergiss bitte nie:
Starke Mamas gehen miteinander!

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    Natalie Garbotz ist Gründerin von Starke Mamas. Als Mama eines fast 5jährigen Sohnes kennt sie die Tücken des Mama seins im Alltag. Daher berichtet sie hier im Blog genau darüber: Ihre Alltagserfahrungen als selbstständige Mama.

     

    Natalie arbeitet als Fotografin und ist Expertin für Fotografie, Bildsprache und Selbstporträts. Ihre Erfahrungen in Sachen Fotografie, Bildsprache, Farbe, Branding und Marketing verbloggt Sie daher praxisorientiert und mit viel Spaß.

     

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