Was ist Batching?

Was ist eigentlich Batching, Natalie?

Das ist die Frage, die mir eine Bekannte stellte. Ich als Fotografin kann das auf einfache Art beantworten, weil ich in meiner täglichen Arbeit batche bis die Kamera raucht. 😉

Batching ist das Gegenteil von Multitasking. Gerade Mütter kennen das vermutlich: Du arbeitest den ganzen Tag und wirst einfach nicht fertig. Ständig wirst du bei deinen Aufgaben gestört und deine Aufgaben sind breit gestreut. Gefühlt tust du ständig etwas anderes. Batching dagegen ist eine Produktivitätsmethode. Es bedeutet darauf zu verzichten deine Aufgaben in loser Reihenfolge zu erledigen und stattdessen gleichartige Arbeiten zu bündeln. Dadurch kannst du gleiche oder ähnliche Aufgaben in einem Rutsch erledigen.

Auf Deutsch ist der Begriff vermutlich verständlicher: Stapelverarbeitung. Macht Sinn für alle Aufgaben, die in mehr als 5 Minuten bearbeitet werden müssen und eine gewisse Vorbereitung benötigen.

Wie die Methode für mehr Produktivität bei der Arbeit sorgt, erfährst du hier.

Die Idee hinter Batching

Was die Idee hinter Batching ist, habe ich bereits oben erwähnt. Batching bedeutet, dass thematisch zusammenhängende oder ähnliche Aufgaben direkt miteinander und mit einem Mal erledigt werden. Das aus dem englischen kommende „to batch something“ wird von Google mit „etwas stapeln“ übersetzt. Und mit „etwas“ sind bei dieser Methode die zu erledigenden Aufgaben gemeint. Auf diese Art wird die Produktivität gesteigert.

Insbesondere Mütter kennen das vermutlich: Es geht darum nicht von einer zur anderen Aufgabe zu hüpfen und die Aufgaben im schlechten Fall halb beendet liegen zu lassen. Batching führt hoffentlich zum Gegenteil: Du bearbeitest eine Aufgabenart konzentriert und beendest insgesamt auch mehr Aufgaben, anstatt sie mittendrin liegen zu lassen. Du kommst mit deinen zeitlichen Ressourcen besser klar und kannst sie bündeln. Die Zeit für die individuelle Einarbeitung in eine Aufgabenart wird reduziert, du kommst leichter in deinen Flow und du kannst deinen Flow besser nutzen. Du erhöhst mit dieser Methode also deine Effektivität und deine Effizienz.

Beispiel: Du nimmst dir vor, dass du 1x wöchentlich einen Blogartikel veröffentlichen möchtest und erstellst einen Redaktionsplan um die entsprechenden Themen für die jeweilige Woche festzulegen. Beim Erstellen des Redaktionsplan stellst du fest, dass zwei Artikel pro Monat zu Fachthemen veröffentlicht werden. Wie machst du das jetzt?

Ich hoffe sehr für dich, dass du nicht auf die Idee kommst diese Themen dann abzuarbeiten, wenn sie konkret anfallen. 🙂 Besser wäre es, im ersten Schritt die Recherche für alle Fachartikel zu erledigen. Ist diese erledigt, beginnst du damit alle Artikel in einem Aufwasch zu schreiben und zur Veröffentlichung einzuplanen um Zeit zu sparen. Je nach Aufwand kannst du deine 24 Fachartikel für das gesamte Jahr innerhalb einer Woche schreiben und hast im Anschluss deutlich weniger Aufwand für dein Marketing.

Weiteres Beispiel: Da du Selbstständig bist, ist es wahrscheinlich, dass du auch Rechnungen schreiben musst. Nehmen wir einmal an, du schreibst pro Woche mehrere Rechnungen. Anstatt die Rechnung immer dann zu schreiben, wenn sie gerade anfällt, macht es Sinn diese Aufgabe grundsätzlich zu sammeln. In der Umsetzung bedeutet das: Du notierst dir welche Kunden welche Leistungen bekommen sowie Datum und Rechnungsbetrag. 1x wöchentlich setzt du dich dann an einen PC und erstellst die Rechnungen, druckst sie aus und bringst sie danach gesammelt zur Post. Das ist zeitlich deutlich effizienter, als das für jede Rechnung einzeln durchzuführen. Das gilt für viele Aufgaben, die rund um Büro und Buchhaltung anfallen.

Der eigentliche Clou an der Sache: Du brauchst für 40 Aufgaben nur unwesentlich länger, als für die einzelne Ausführung. Das trifft für die meisten Aufgabenarten zu. Branchen, die viel mit Bildbearbeitung und Content-Produktion zu tun haben, werden durch entsprechende Digitalisierung und Software nochmal deutlich schneller, wie das bei analogen Aufgaben der Fall wäre.

Je nachdem welche täglichen Aufgaben in deinem Alltag anfallen bedeutet Batching, dass du ähnliche Aufgaben bündelst und sie an einem bestimmten Tag und / oder zu einer bestimmten Uhrzeit bearbeitest.

Neben der Zeitersparnis bietet Batching aus meiner Sicht noch weitere Vorteile. Ich kann mich bei der Bearbeitung gewisser Aufgaben besser konzentrieren und komme leichter in meinen Flow. Wenn ich gerade so schön im Flow bin, dann bearbeite ich Aufgaben deutlich leichter und schneller. Bekomme also in weniger Zeit mehr gebacken und werde auch in der Bearbeitung dieser Aufgabenart besser, weil ich durch die aufmerksame Bearbeitung leichter lerne und aufnahmefähiger bin.

Würde ich alle Aufgaben einzeln bearbeiten wäre ich also nicht nur langsamer.. nein, ich würde keinen Flowzustand erreichen und ich würde auch weniger dabei lernen. Meine generelle Fähigkeit diese Art von Aufgabe zu bearbeiten würde demnach auch nicht besser werden.

Ich nenne das ziemlich viele Fliegen mit einer Klappe geschlagen! 😉

In 5 Schritten zum persönlichen Batching-Prozess

Schritt 1:

Im ersten Schritt ist es wichtig, dir erst mal klar zu machen, welche Aufgaben in deinem Alltag anfallen. Egal ob wir jetzt vom beruflichen Alltag sprechen oder vom Privaten: Erstelle am leichtesten eine generelle Aufgabenliste.

Welche Aufgaben fallen regelmäßig an?

Schritt 2:

Im nächsten Schritt nimmst du Stifte in 4 Farben zur Hand und ordnest den Aufgaben einen Bearbeitungszyklus zu. Die Aufgabe „eMails beantworten“ ist vermutlich eine, die du täglich durchführen solltest. Die Aufgabe „Journalisten anschreiben / Pressearbeit“ ist eine Aufgabe, die du je nach Branche wöchentlich, monatlich oder sogar im Quartal durchführen kannst.

Welche Aufgaben müssen täglich, wöchentlich, monatlich und im Quartal bearbeitet werden?

Schritt 3:

Nimm deine täglichen und wöchentlichen Aufgaben zur Hand. Kannst du diese in eine logische Reihenfolge bringen um noch mehr Zeit einzusparen? Gerade bei analogen Aufgaben für die du dich ins Auto setzen musst oder für die du durchs halbe Haus rennen musst oder deren Erledigung in einem anderen Stockwerk stattfindet macht diese Überlegung Sinn. Nehmen wir einmal an du kommst nur selten ins erste Stockwerk, weil sich dein hauptsächlicher Arbeitsplatz im Erdgeschoss befindet. Dann macht es wahrscheinlich Sinn, alle Aufgaben die im ersten Stock zu bearbeiten sind zu bündeln und diese dann direkt als erstes oder am Ende zu erledigen um dann für den Rest des Tages die Aufgaben im Erdgeschoss erledigen zu können. Vorteil: Du verlierst durch den ständigen Stockwerk-Wechsel keine unnötige Zeit.

Welche täglichen und wöchentlichen Arbeiten können in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet noch mehr Zeit einsparen?

Schritt 4:

Der vorletzte Schritt in meinem Batching-Prozess. Es geht jetzt konkret in die Umsetzung. Erstelle für deinen persönlichen Prozess deine eigenen To-Do Listen und Checklisten. Insbesondere für alle Aufgaben, die monatlich, im Quartal oder vielleicht auch jährlich bearbeitet werden, machen Checklisten Sinn. Einfach, damit Reihenfolgen und kleinere Teilaufgaben nicht vergessen werden. Stichwort: Buchhaltung. 😉

Für welche Aufgaben und Reihenfolgen brauchst du eine Checkliste / To-Do Liste?

Wie viel Zeit gibst du dir selbst für die Bearbeitung einer gewissen Aufgabengruppe?

Schritt 5:

Last but not least: Teile dir deine Zeit sinnvoll ein. Nutze dafür Monatskalender, Wochen- und Tagespläne und übertrage deine Aufgaben, um deine Vorbereitungszeit zu minimieren.

Welche Erfahrungen hast du bisher mit Batching gemacht?

Fotografin Natalie Garbotz
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    Natalie Garbotz ist Gründerin von Starke Mamas. Als Mama eines 5 jährigen Sohnes kennt sie die Tücken des Mama seins im Alltag. Im Blog schreibt genau darüber: Ihre Alltagserfahrungen als selbstständige Mama.

     

    Natalie arbeitet als Social Media Managerin & Fotografin. Sie ist Expertin für Fotografie, Bildsprache und Selbstporträts. Ihre Erfahrungen in Sachen Fotografie, Bildsprache, Farbe, Branding und Marketing verbloggt Sie daher praxisorientiert und mit viel Spaß.